Gestion Emprendedora


Conferencia – En qué consiste el Sistema de Costeo ABC by cardume

Conferencia dictada en CAINCO, Santa Cruz. El interés por conocer en qué consiste el sistema movió a la directiva de los empresarios a solicitarnos esta charla. Aquí la entregamos para provecho de cada emprendedor que quiera conocer y manejar eficientemente sus costos: “¿Cómo sabemos cuánto cuesta fabricar cada uno de 1.000 panes? Dividimos la suma de los costos de la harina, más el agua, más la electricidad, más la mano de obra, más… por 1.000 y obtenemos el costo unitario. ¿Y cómo sabemos cuánto cuesta “hacer” 1.000 panes? Eso es otro cuento. ¿Cómo calcula un Banco cuánto le cuesta abrir, o mantener, o cerrar una cuenta corriente? ¿Cómo calcula un hotel cuánto le cuesta atender a un cliente en todas sus múltiples necesidades, desde su alimentación hasta las 2 horas que pasa en la piscina? ¿Cómo calcula una clínica cuánto le cuesta colocar una vacuna? Todas estas preguntas, y muchas más, las responde el Sistema de Costeo por Actividades (ABC).

El sistema fue propuesto por los profesores Robert S. Kaplan y Thomas Johnson, allá por 1987, que sentaron las bases metodológicas y conceptuales en un artículo en la Harvard Business School Press (Relevance Lost: the rise and fall of management accounting). La inquietud nació de la evidencia, cada vez más clamorosa, de que la contabilidad tradicional no había acompañado el desarrollo de las otras ramas del conocimiento de la Gestión, y que sus principios y mecanismos habían sido ultrapasados por la práctica y las necesidades de los empresarios y terceros interesados en los negocios. La Contabilidad no había cambiado nada desde que el fraile Luca Pacciolo la “inventó”, allá por 1500 DC, pero los empresarios necesitaban mayor capacidad de análisis y captura de datos más racional. De esa necesidad, y de la carencia de un sistema que reemplazara a la contabilidad, nacieron el BSC y los Costos ABC, entre otros.

El costeo ABC no persigue costear los esfuerzos de producción u obtener el costo de lo producido (aunque contiene un mecanismo para calcularlo); lo que busca es “rastrear” los costos de cómo se obtiene el producto, de cuánto cuestan las actividades que se realizan para obtenerlo. De ahí su nombre. Los contadores alegan que no es más que otra manera de distribuir los costos indirectos, pero en realidad es mucho más que eso, y así lo han comprendido desde las grandes corporaciones hasta las pequeñas Pymes, que lo han adoptado con grandes beneficios para su calidad de Gestión y su competitividad.

El enfoque del costeo ABC es un enfoque de proceso, por lo que también se inserta en los modernos esquemas de gestión (tipo BSC) y en los sistemas de gestión de la calidad, como ISO, que se basan en el mismo enfoque. Es, sin lugar a dudas, el sistema de costeo que deberían llevar todas las empresas cuya visión las hace desear un crecimiento sostenido y sostenible.

Esta pequeña reseña contiene la esperanza de que los emprendedores conozcan los conceptos y la herramienta, y la adopten como base del análisis de sus operaciones. En forma muy resumida entregaremos los fundamentos, el mecanismo, y las formalidades del sistema, así como la experiencia práctica que hemos acumulado en el diseño e implantación del sistema. Lo que podemos adelantar es que, pese a todos los problemas de complejidad en el diseño, implementación y manejo del sistema de costeo ABC, es el mejor sistema que se haya diseñado para posibilitar la mejora continua en las organizaciones.

¿DONDE SE ACUMULAN LOS COSTOS?

La contabilidad de costos tradicional agrupa los costos en “Centros de Costos”, que pueden ser unidades de la empresa, máquinas, barcos, sucursales, etc. A su vez, estos costos son clasificados en los llamados “elementos del costo”, mano de obra, materiales, servicios, materias primas, etc. El sistema de Costeo ABC va más allá: luego de la agrupación en Centros, pasa a desglosarlos en las “Actividades” que en esos centros se ejecutan, definiendo como Actividad a todo el conjunto de tareas que tiene un objetivo común; es decir, coincide con el concepto de “Proceso”.

Por ejemplo, en el Centro “Atención al Público” podemos tener una tarea que sea común a 2 actividades: “preparar cafecito”. A veces lo preparamos para atender al cliente, otras veces para atender al personal. Entonces, ya estaríamos distinguiendo la cadena “café para cliente” y “café para personal”, con sus respectivos costos en cada caso. Es el equivalente a “inyección para vacuna” en un caso, e “inyección para curación” en otro, en una clínica de salud.

El lugar o Centro donde se acumulan los costos, por elementos, en ABC es un lugar “virtual” y se llama “Cost Pool”. A diferencia del Centro de Costos tradicional, que normalmente sigue una lógica organizativa (una sección o departamento)o territorial (una sucursal), el Costo Pool sigue una lógica de proceso. Las actividades pueden desarrollarse en varias secciones o en varias sucursales, y todas juntas constituyen un Cost Pool. Esto hay que tomarlo muy en cuenta al diseñar el Plan de Cuentas de costos ABC.

La acumulación en Cost Pools constituye la acumulación de costos por Actividades, porque cada Cost Pool representa a una actividad determinada. De esta manera podremos saber el costo de vacunar, versus el de curar, versus el de obtener muestras de sangre, aunque los recursos empleados sean siempre los mismos (la misma enfermera, el mismo tipo de jeringas, las mismas sillas o camillas, etc.).

¿Qué obtenemos, por lo tanto? Una matriz, de mxn, en que m representaría los recursos empleados, y n las actividades sobre las cuales se aplican esos recursos.

¿Para qué nos sirve esa matriz? Para conocer la estructura de costos por las actividades que se realizan. De esta manera podríamos analizar y determinar el impacto de servir cafecitos a los clientes sobre las decisiones de compra ejecutadas por ellos. Por esto es que los costos ABC sirven para “rastrear” los costos; y si somos capaces de rastrear, somos capaces de optimizar.

¿Podemos llegar a calcular el costo unitario del producto? Sí, pero no a partir de la matriz de costos por actividades. Para eso es necesario un paso posterior, llamado el cálculo del Cost Driver.

LOS COST DRIVES

El costo no existe per se, el costo se “induce” a existir. Podemos tener un ejército de operarios pero no tenemos costos, tenemos gastos. ¿Cuándo se transforman en costos? Cuando “algo” sucede y se ponen a trabajar transformando bienes y servicios en otros bienes y servicios. Podemos tener nuestros almacenes abarrotados de bolsas de cemento, inventarios, y recién se transformarán en costos cuando “algo” haga que se integren a una construcción en marcha. Lo mismo con la lana, lo mismo con el azucar, o la madera. Ese “algo” se llama inductor o Cost Drive.

Un inductor de costos es una o una combinación de decisiones que pone la maquinaria productiva en marcha. Esas decisiones se transforman en instrucciones y procedimientos, que a su vez se materializan en productos. Los productos son medibles, las decisiones también. Todo proceso avanza a través del uso de los Cost Drives, aún los más nimios; la decisión de tomar desayuno (Cost Drive o inductor) pone en marcha una máquina de generar costos: se costeará 1 litro de leche, más 6 panes, más algo de mantequilla, más algo de mermelada, más unos cuantos minutos de mano de obra maternal, más… Todos esos recursos los tenemos acumulados en los Cost Pools y los “pasamos” al costo del producto (en este caso, un desayuno familiar) mediante el mecanismo del Cost Drive.

Se dice que los Cost Drives “disparan”, “gatillan” el costo. Y como vimos en el ejemplo anterior, así es. Mientras no hay un inductor, no hay costos.

La identificación de un inductor o Cost Drive es la parte difícil del sistema ABC, aunque en algunos casos no lo es, como el desayuno o una hornada de ladrillos (en este caso, el inductor sería “un pedido de 1 hornada”); pero en otros hay que efectuar intrincadas operaciones de análisis estadístico para llegar a identificar y mensurar un Cost Drive, como sucede en aquellas operaciones basadas en procesos. Como ejercicio mental solamente, traten de responder a estas preguntas: ¿cuál es el Cost Drive de la producción de agua potable en una planta de tratamiento? ¿Qué desencadena la producción de 1 m3 de agua?

En otros casos la dificultad radica en que la unidad del Cost Drive no coincide con la unidad del producto. ¿Qué pasa cuando el inductor es “1 hornada de ladrillos” pero el pedido fue de sólo 1/4 de hornada (digamos, sólo 2.500 de 10.000)? Una tercera dificultad la encontramos cuando los inductores no logran “quemar” todo el gasto acumulado, y por lo tanto se crea la necesidad de manejar cuentas de ineficiencia (por ejemplo, cuando tenemos 8 horas de enfermera acumuladas en el Cost Pool y sólo ponemos 2 vacunas en la jornada… ¿cada vacuna costeará 4 horas?). Pero, por muchas que sean las dificultades, también muchas son las soluciones que los profesionales especializados encontramos día a día para mantener funcionando el sistema. Y vale la pena porque es el mejor sistema de costeo que una empresa pudiera tener instalado.

De una buena identificación y un buen diseño de Cost Drive dependerá la buena información que el sistema entregue. Si lo hacemos bien, podremos entregar el dato de “cuánto costea abrir una cuenta corriente” en el banco tal.

LOS COSTOS INDIRECTOS

Los sistemas de costeo existen porque existen los costos indirectos. ¿Quién necesita un sistema para costear la arcilla de un ladrillo, o la madera de una mesa? Los indirectos son los que nos dan la pauta de lo que “se hace” con los directos: la arcilla no es un ladrillo si no es moldeada y horneada; la madera no es una mesa si no es cortada y pulida y armada. Los indirectos son las actividades. Tradicionalmente se “distribuían” o “prorrateaban” en el producto; con los Costos ABC los indirectos se asignan e integran a un Cost Drive para calcular el costo del producto. Justamente ayer estuvimos trabajando en un caso en que la diferencia de tratamientos aparece nítida.

Se trata de una gran empresa agropecuaria, que en su sección agrícola planta y cosecha soja, sésamo y otros granos. Los costos directos son simples de identificar: semillas, tratamiento de tierras, labores culturales, combustibles de tractores y maquinarias, uso de las mismas, etc. Todo bien hasta ahí, todo aplicable a la tierra (Has. plantadas) y al producto (TM estimadas de cosechar).

El asunto son los indirectos. Para lograr obtener 1 TM de cada tipo de grano también hay que hacer investigación, difusión y atención al productor, y fomento de lealtad. Estos servicios son vitales en la agricultura de esta firma. El primero nos responde a la pregunta ¿qué plantar y donde? El segundo ¿qué necesidades del productor cubrir y cómo? Y el tercero ¿cómo asegurar que el producto venga a NUESTRA planta (y no a la de la competencia)? Son servicios vitales, que hasta ahora fueron “prorrateados” en función a la producción obtenida.

En Costeo ABC el tratamiento que estamos definiendo es distinto. En función a estudios publicados descubrimos la función matemática que relaciona una determinada TM del producto con una unidad del servicio, de manera de poder asignar adecuadamente el mismo. Existe una multiplicidad de alternativas que se van encontrando. Por ejemplo, puede que en esta zafra el servicio ni siquiera se vaya hacia la producción esperada, sino a otro grano que esté en etapa de experimentación en estos momentos, y por lo tanto no será asignado a las actividades que se costeen en la campaña.

Al final ¿qué obtendremos? Que 1 TM de soja o sésamo está compuesta de sus costos directos, más los indirectos asignados (y no prorrateados) a las actividades que dieron origen a su cosecha, más aquellas actividades que ayudaron a la misma (el financiamiento, por ejemplo), más… En el caso del financiamiento, hablamos de la “actividad” de financiar más el dinero aplicado, y así en todas las demás. Es el concepto de Cost Drive que hemos desarrollado en la parte 3 de esta serie, y que recomendamos releer. El cálculo de los costos ABC exige la aplicación de todo el instrumental de gestión disponible, con mucho énfasis en los métodos cuantitativos. Ya la aritmética contable no basta.

EL COSTO UNITARIO DEL PRODUCTO

¿Cuánto costea el kilo de pan? ¿Cuánto costea la “unidad de atención intrahospitalaria”? ¿Cuánto costea la atención al público en la banca o en cualquier institución? En costeo tradicional, el costo unitario es el resultante de dividir la acumulación de costos directos, más los indirectos prorrateados, por la producción obtenida. En costeo ABC es la resultante de multiplicar la producción por el valor del o los Cost Drives que definen ese costo.

Dijimos que el Cost Drive es una composición de los componentes de las actividades que a su vez componen la tecnología envuelta en la obtención del producto. Esta composición se logra analizando la manera como se opera y como se consiguen las cosas. Este análisis debe ser orientado por el enfoque de procesos, y de la cadena de valor. Hechas todas esas etapas, se obtiene el “inductor” del costo.

El inductor del costo, o Cost Drive, es el que gatilla el costo. Es una decisión que se transforma en acciones concretas y medibles. Por ejemplo, la decisión de desayunar “gatilla” el costeo de la leche, mantequilla, pan, etc. La decisión de colocar 1 vacuna gatilla el costeo de x tiempo de enfermera, más jeringa, más compuesto, más todo lo inherente a esa actividad. La decisión de vender un lote de ladrillos gatilla la mezcla más la horneada, más… Puede decirse que el costo unitario es el costo del inductor, y el costo total es la multiplicación del inductor por las veces que se tomó la decisión.

Calcular bien el inductor es vital para que el sistema ABC trabaje sin tropiezos. Con los costos directos no hay mucho problema, ya que su uso estará signado por una mínima desviación estándar; el problema se arma al incluir los fijos o indirectos, ya que normalmente son costos que obedecen a una capacidad más que a una actividad. Pero hay maneras de hacerlo, utilizando las herramientas de la estadística y las matemáticas (especialmente matemáticas de matrices), de manera de minimizar las desviaciones estándares de su aplicación.

Ahora bien, ¿interesa el costo unitario en el sistema de costeo ABC? Por supuesto que sí, para fijar precios y valorar inventarios, como en cualquier otro sistema. Pero, a diferencia de esos otros sistemas, el ABC se interesa más por el costo de las actividades involucradas que por el costo del producto obtenido; se pudiera hasta no saber el costo del producto, pero el conocer el costo de cómo se hace nos permite insertar mejora continua en todos los procesos, y tener la seguridad de que se estará trabajando a costo mínimo… cualquiera que éste sea.

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25 comentarios so far
Deja un comentario

quiero implantar el costeo abc en una empresa de empaque de uva para exportacion.
porfavor necesito capacitacion.

francisco

Comentario por francisco paredes

Conocen Software de aplicación de ABC Costing?

Comentario por Pedro

necesito asesoramiento, capacitación, software para la aplicación del ABC en empresa de servicios financieros

Comentario por Mónica

Yo tengo un sistema de determinacion de costos de productos y servicios financieros.
y experiencia en varios bancos… Me interesa prestar asesoria, mi correo es
sepulveda.mauri@gmail.com

Comentario por Mauricio Sepulveda

Quisiera saber si existe un sistema de costeo mas nuevo que el ABC.

Comentario por Antonio

quisiera saber la forma de implementar costos abc en una empresa de servicios publicos domiciliarios.

Comentario por angela

quisiera saber mas acerca de costos por servicios y costos por productos y costos por departamentos

Comentario por Anónimo

quiero saber mas acera de la aplicacion del ABC en la hoteleria

Comentario por daniela

HOLA NECESITO SABER LAS DIFERENCIA DE SISTEMA DE COSTOS

Comentario por Angela

hola necesito 2 ejercicios de costos abc cortos para una exposicision en la U les agradezco de antemano por favor me los envien a mi correocuanto antes pues mi nota esta pendiente de eso gracias

Comentario por zoraida

esta suiper la informacion los felicitop entendi mejor costos abc

Comentario por zoraida

necesito que me colaboren con el costeo de una empresa contoladora de plagas por modelo ab.

Comentario por juan camilo

me gustaria saber como determinar los inductores de costo poe el costeo ABC

Comentario por Anónimo

¿quisiera saber cual es el cost driver de una panaderia

Comentario por polo

hola bueneastardes quisiera saber si existe otro sistema de costo aparte del sistema abc gracias

Comentario por selene vanezca

Hola selene te comento que existe un sistema llamado Modasig-rendicost pero es mas como para instituciones financieras, no se para que rama necesitas, de todas formas avisame

Comentario por paola

Yo tengo un sistema de determinacion de costos de productos y servicios financieros.
y experiencia en varios bancos… Me interesa prestar asesoria, mi correo es
sepulveda.mauri@gmail.com

Saludos

Comentario por Mauricio Sepulveda

Hola señorita.
Una consulta, tiene usted el archivo en excel del modelo de Costeo?

Comentario por Anónimo

Hola Paola, te escribo para consultarte si puedes ayudarme con el archivo en excel para la determinacion del costeo, yo tengo un archivo en excel desarrollado por una consultora pero quiero algo mas simple y rapido. Te escribo desde Santa Cruz.

Comentario por Anónimo

Hola quisiera que me ayuden con un ejercicio practico para implementar el sistema abc en una institucion financiera

Comentario por paola

Yo tengo un sistema de determinacion de costos de productos y servicios financieros.
y experiencia en varios bancos… Me interesa prestar asesoria, mi correo es
sepulveda.mauri@gmail.com

Comentario por Mauricio Sepulveda

serian tan amables de definirme cuales sop los componentes y sus respectivas herramienta de los costos ABC

Comentario por SOCORRO

necesito ejemplos de sistema de costeo, por favor

Comentario por rey lopez

HOLA SOY ESTUDIANTE DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD KIERO M AYUDEN T5ENGO DUDAS KEIRO IMPLANTAR EL SISTEMA DE COSOTOS ABC EN UNA EMPRESA TEXTIL

Comentario por FIORELLA

I value the information on your website. Thanks a lot.

Comentario por Justin




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